Kennen Sie das: der Keller wird immer voller durch Buchhaltungsunterlagen und man fragt sich interessiert, wann man das alles wegwerfen darf. Die Antwort gibt die Abgabenordnung (AO) in § 147. Mit Ablauf des 31.12.2009 kann all dies – grundsätzlich – in den Reißwolf:

  • Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Zahlungsanweisungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, etc), aus dem Jahr 1999.
  • Jahresabschlüsse, Inventare, die 1999 oder früher aufgestellt wurden.
  • Journale, Konten, Aufzeichnungen, etc, in denen 1999 oder früher die letzte Eintragung erfolgt ist.
  • Lohnkonten und Unterlagen hierzu, aus 2003 oder früher.
  • Sonstige für die Besteuerung wichtige Dokumente (Verträge, Darlehensunterlagen, Aufträge, Schriftverkehr dazu) aus dem Jahr 2003 oder früher.

Die Vernichtung von Unterlagen ist generell dann ausgeschlossen, wenn Steuerfestsetzungen für das betreffende Jahr noch nicht rechtskräftig abgeschlossen sind.
Die gleichen Fristen gelten auch für die elektronische Erfassung von Daten und Belegen.  Während der obigen Aufbewahrungsfristen muß jederzeit der Zugriff auf die entsprechenden EDV-Daten möglich sein. Dies ist gerade bei einem etwaigen Systemwechsel in der EDV zu beachten. Werden EDV-Programme gewechselt, sind auch diese bis zum Ablauf der Fristen vor- und lauffähig zu halten.

Die Aufbewahrungspflichten gelten übrigens gleichermaßen, soweit die neugeschaffene Steuerermäßigung, für die sog. haushaltsnahen Dienstleistungen oder Beschäftigungsverhältnisse (§ 35 a Einkommensteuergesetz  – EStG -), in Anspruch genommen wird. Auch die hierfür u.a. nachzuweisenden Rechnungen (§ 35 a Abs. 5 EStG) sind entsprechend aufzubewahren.


Nun heißt allerdings vernichten dürfen, nicht gleichzeitig vernichten müssen. Insbesondere, was „für die Besteuerung wichtige Dokumente“ sind, weiß man oftmals erst hinterher. Viele Unterlagen – etwa Verträge oder gerichtliche Titel – sollten aufgehoben werden, da sie oft noch nach vielen Jahren relevant werden können. Gerade Rechtsanwälte und Steuerberater treffen daher z.T. deutlich längere Aufbewahrungspflichten, die mit der Regelung der AO allerdings nichts zu tun haben. Die Frage der Vernichtung von Unterlagen kann daher letztlich nur jeder individuell für sich entscheiden. Im Zweifelsfall gilt hier die alte Skat-Regel „Wer schreibt (lies: aufbewahrt), der bleibt“.